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Comment bien choisir son logiciel comptable ?

L'une des tâches les plus difficiles auxquelles vous pourriez être confronté dans votre carrière professionnelle est de choisir un logiciel comptable qui correspond aux besoins de votre entreprise. Le produit doit être juste ce qu'il faut : il ne doit pas contenir plus de fonctionnalités que ce dont vous avez besoin (ce qui augmente son coût et le rend plus compliqué et difficile à utiliser), il doit incorporer des fonctionnalités qui rationalisent le fonctionnement de votre entreprise et il doit être assez facile à adapter aux besoins uniques de votre entreprise pour que vous n'ayez pas à effectuer plus d'opérations comptables manuelles pour compenser les limitations du logiciel. Enfin, vous devriez vous sentir confiant que l'éditeur du logiciel sera en mesure de fournir des mises à niveau et des corrections de bogues pendant les nombreuses années d'utilisation du logiciel de comptabilité.

Les étapes à suivre pour choisir votre logiciel comptable

Lorsque vous êtes prêt à déterminer quel logiciel comptable convient le mieux aux besoins de votre entreprise, en tant que chef de projet, vous devez suivre les étapes suivantes pour assurer le succès de la recherche, de l'installation et de la mise en œuvre.

Établissez un comité consultatif sur la technologie

Cette première étape est un must. Le CCT est chargé de superviser l'ensemble de l'opération, depuis la spécification du produit jusqu'à la mise en œuvre finale. L'équipe devrait être recrutée dans chaque division ou service de l'entreprise afin que les besoins de chaque partie de l'entreprise soient pris en compte. Toutefois, essayez de ne pas dépasser cinq à sept membres. Pour les grandes organisations, cela peut signifier la création de sous-comités qui relèvent du CCT primaire. Le comité devrait comprendre un cadre supérieur qui a le pouvoir d'agir, le directeur financier ou le gestionnaire du service de comptabilité et un représentant du service des technologies de l'information.

Mise en garde : Sachez que face à un projet aussi vaste et technique que la sélection d'un nouveau logiciel comptable, certains gestionnaires tentent d'éviter de s'impliquer parce qu'ils ne se sentent pas en sécurité face à la technologie. Par conséquent, ils peuvent essayer de transférer les décisions clés au personnel technique. Il ne fait aucun doute que le personnel informatique devrait être pleinement impliqué, mais comme les techniciens ne sont pas des comptables, leurs conseils devraient se limiter à la technologie elle-même.

Préparez une analyse des besoins

Assigner les gestionnaires de chaque division et de chaque service pour préparer une telle analyse pour leurs sections. Il devrait inclure toutes les choses qu'ils font - de la préparation des factures aux opérations d'inventaire - et ensuite leur demander de séparer la liste des tâches en deux catégories : les tâches essentielles à la mission (il y a un impact économique si la tâche n'est pas accomplie) et celles qui ne sont pas essentielles à la mission (ce serait bien qu'elles soient accomplies, mais cela n'a pas d'impact majeur sur l'entreprise).

En utilisant les données, demandez-leur maintenant de préparer des organigrammes pour illustrer comment ils exécutent ces tâches, c'est-à-dire les processus étape par étape pour prendre des décisions et les étapes requises pour chaque action. En d'autres termes, vous voulez une carte panoramique pleine dimension qui montre comment la paperasserie, l'information et les décisions circulent dans l'organisation - ou même comment elles sont imbriquées. Plus les organigrammes sont détaillés, plus vous serez en mesure de voir si un logiciel comptable moderne peut s'acquitter d'un grand nombre de ces tâches.

Au cours de cette analyse, les gestionnaires recueillent des échantillons de chaque formulaire (chèques, factures, tickets de prélèvement) et de chaque rapport produit par le logiciel actuel. N'oubliez pas tous les systèmes qui, à l'extérieur de votre logiciel comptable, gèrent les tâches supplémentaires : tableurs, rapports et analyses et documents de traitement de texte. L'analyse déterminera probablement que certains ne sont pas nécessaires, mais beaucoup de ceux qui sont nécessaires peuvent probablement être intégrés dans le nouveau système comptable.

À partir de cette analyse, vous serez en mesure d'élaborer une définition des besoins - un document détaillé qui définit les besoins de votre entreprise à partir d'un logiciel comptable. Ce document est le passeport pour la réussite d'un projet. N'essayez pas de prendre une décision d'achat sans elle.

Envisagez d'utiliser les services d'un consultant indépendant

Après avoir vu combien de temps et d'efforts doivent être consacrés à la préparation d'une définition des besoins et en fonction du temps dont vous disposez et de vos ressources techniques, vous pouvez maintenant évaluer si le projet dépasse vos capacités. Dans ce cas, engager un consultant est un choix judicieux. Vous voudrez quelqu'un qui connaît bien votre industrie, prépare l'analyse des besoins et vous aide à faire le choix final.

Avertissement : Assurez-vous que cette personne n'est pas connectée à un fournisseur de logiciel spécifique ou vous obtiendrez un argument de vente biaisé plutôt qu'une évaluation indépendante du produit.

Une fois que vous avez fait votre choix de produit, vous voulez un consultant qui est familier et même proche du fournisseur et qui a installé et implémenté son logiciel plusieurs fois.

Discutez avec votre fournisseur actuel

À moins que vous ne soyez mécontent de votre fournisseur actuel de logiciel de comptabilité, c'est le moment de voir si votre logiciel actuel, ou une mise à jour de celui-ci, plus une formation bien ciblée, peut vous éviter d'avoir à passer par la tâche coûteuse et ardue d'acheter et d'installer de nouveaux logiciels. La clé pour prendre cette décision est l'analyse que vous venez de faire. Présentez cette analyse détaillée au fournisseur et voyez si une mise à niveau répondra à vos besoins.